Extraordinaria 94 · 2019-10-17
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Acuerdos en esta acta
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- Acuerdo 1 (pág. 7) · unanime · aprobado Acuerdo 1: 18 EL CONCEJO MUNICIPAL DE TALAMANCA ACUERDA APROBAR EL 19 REGLAMENTO PARA MANEJO DE LA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD DE 20 TALAMANCA. PUB…
- Acuerdo 2 (pág. 18) · unanime · aprobado Acuerdo 2: Moción presentada por el Msc. Arcelio García Morales, Regidor, que dice: 9 Asunto: Adelanto de viáticos. 10 SE SOLICITA ADELANTO DE VIÁTICO…
- Acuerdo 3 (pág. 18) · unanime · firme · aprobado Acuerdo 3: Considerando: Que mediante convenio de COMODATO Y COOPERACIÓN 15 INTERINSTITUCIONAL esta Municipalidad y la Cooperativa para la Educación y…
- Acuerdo 4 (pág. 19) · unanime · aprobado Acuerdo 4: Moción presentada por el Regidor Pablo Bustamante Cerdas, secundada por el 8 Regidor Pablo Guerra Miranda, Presidente Municipal, que dice: …
- Acuerdo 5 (pág. 19) · unanime · aprobado Acuerdo 5: Moción presentada por el Regidor Pablo Bustamante Cerdas, secundada por el 17 Regidor Horacio Gamboa Herrera, que dice: 18 Asunto: Falta de…
MUNICIPALIDAD DE TALAMANCA
Acta Extraordinaria Nº 94 del 17/10/2019
1 ACTA EXTRAORDINARIA #94
2 Celebrada por el Honorable Concejo Municipal de Talamanca en la sala de sesiones de
3 la Municipalidad de Talamanca, al ser las trece horas con trece minutos del día jueves
4 diecisiete de octubre del año dos mil diecinueve, con la siguiente asistencia. --------------
5 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6 REGIDORES PROPIETARIOS
7 Lic. Pablo Guerra Miranda, Presidente Municipal---------------------------------------------------
8 Msc. Arcelio García Morales------------------------------------------------------------------------------
9 Sr. Pablo Bustamante Cerdas----------------------------------------------------------------------------
10 REGIDORES SUPLENTES
11 Luis Bermúdez Bermúdez ---------------------------------------------------------------------------------
12 Horacio Gamboa Herrera ----------------------------------------------------------------------------------
13 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
14 Lic. Héctor Sáenz Aguilar, Asesor Legal Municipal--------------------------------------------------
15 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
16 SÍNDICOS PROPIETARIOS
17 Yolanda Amador Fallas-------------------------------------------------------------------------------------
18 Cándida Salazar Buitrago----------------------------------------------------------------------------------
19 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
20 SINDICOS SUPLENTES
21 Rosa Amalia López Medrano------------------------------------------------------------------------------
22 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
23 AUSENTES: El Regidor Pablo Mena. Las Regidoras Sandra Vargas Badilla y Helen
24 Simmons. La Síndica Saraí Blanco. Los Síndicos Tito Aníbal Granados y Giovanni
25 Oporta Oporta.
26 Nota: El Regidor Horacio Gamboa Herrera fungió como propietario en vista que la
27 Regidora Dinorah Romero estaba en comisión. El Regidor Luis Bermúdez fungió como
28 propietario en vista que la Regidora Candy Cubillo estaba en comisión, así mismo la
29 síndica Rosa Amalia López, fungió como propietaria en ausencia del Síndico Julio Molina
30 Masis.
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1 Presidente Municipal: Lic. Pablo Guerra Miranda.
2 Secretaria de actas: Yorleni Obando Guevara
3 ARTÍCULO I: Comprobación del quórum
4 Una vez comprobado el quórum el Presidente Municipal Lic. Pablo Guerra Miranda inicia
5 la Sesión, dando una cordial bienvenida a todos/as los/as presentes.
6 ARTÍCULO II: Lectura y aprobación del orden del día
7 Se da lectura al orden del día establecido, el mismo es aprobado por el Concejo
8 Municipal, mediante votación verbal. -------------------------------------------------------------------
9 I.Comprobación del quórum----------------------------------------------------------------------------
10 II.Lectura y aprobación del orden del día-----------------------------------------------------------
11 III.Oración---------------------------------------------------------------------------------------------------
12 IV.Revisión y aprobación de Reglamento para manejo de la Caja Chica-------------------
13 V.Mociones y Acuerdos---------------------------------------------------------------------------------
14 VI.Clausura--------------------------------------------------------------------------------------------------
15 ARTÍCULO III: Oración
16 La síndica Cándida Buitrago, dirige la oración. ------------------------------------------------------
17 ARTÍCULO IV: Revisión y aprobación de reglamento para manejo de la
18 caja chica.
19 El Regidor Pablo Guerra, esta sesión fue convocada de último momento, porque al señor Alcalde
20 le urge la revisión y aprobación del reglamento de caja chica, cada uno lo tiene en la mano, para
21 ver que dicen.
22 El Síndica Yolanda Amador, esa parte de monto máximo de caja chica es un millón, de los
23 cuales, si el monto es de quinientos mil, será autorizado por el jefe del departamento, pero si es
24 mayor a esto, deberá ser autorizado por el alcalde, pero cada cuanto se autoriza ese monto,
25 porque, por ejemplo, don Manuel que es jefe de departamento, ocupa mobiliario, entonces pide
26 este mes quinientos mil y el otro quinientos mil, no entiendo como lo están manejando.
27 El Lic. Héctor Sáenz, eso se maneja de esta manera, en el momento que ser gasten los dos
28 millones, se vuelve hacer el reintegro a la caja chica, terminado el dinero hay que hacerlo,
29 siempre tiene que haber efectivo, porque no se puede trabajar con trasferencias bancarias.
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1 La Síndica Yolanda Amador, entonces si se saca hoy y se gasta mañana, porque la verdad es
2 que dos millones no son nada.
3 El Lic. Héctor Sáenz, pero hay que tomar en cuenta que caja chica no es para comprar cualquier
4 cosa, la idea es que sea caja chica, porque el error que se cometió la vez pasada es que todo
5 lo estaban haciendo por caja chica y eso no es así, emergencia es compra de papel, repuestos,
6 sobre todo repuesto, es lo que hay más problema, por ejemplo, si se vara el tractor, hay que
7 comprar un repuesto para seguir trabajando.
8 El Regidor Arcelio García, entonces licenciado, eso queda objeto a la disposición de la parte
9 administrativa.
10 El Lic. Héctor Sáenz, nosotros lo que aprobamos es el monto y se manda a la auditoria el
11 reglamento para que se revise, lo que pasa es que faltaban situaciones técnicas, como una caja
12 fuerte, como asegurar la oficina en donde se iba a instalar, donde Doña Liliam, porque creo que
13 hubo un robo, ya el tema de seguridad está trabajando. De la parte administrativa, se hizo
14 necesario hacer una póliza a doña Liliam, por una ocasión de robo, que la póliza responda en
15 este caso, el tema de cómo se va a gastar es administrativo, pero cada uno sabe cómo se debe
16 de gastar y en que, es para urgencias, se quedó sin papel, la tinta, porque hacer un proceso por
17 una tinta imagínese, la idea es darle funcionamiento a la caja chica, porque no se usaba.
18 El Regidor Pablo Bustamante, yo si lo firmo la verdad, esto es prioritario, Yolanda hizo
19 comentario muy acertado, porque cada jefe de departamento que necesita eso, porque vea por
20 ejemplo nuestra secretaria, como es posible que ande mendigando hojas en otros
21 departamentos, cuando a ella eso es algo que no le puede faltar, me di cuenta que la
22 vicealcaldesa no tenía ni tinta, toda esas cositas, más bien ahora que va a haber esto, es
23 inhumano venir aquí con este calor, tenemos que hacer este acuerdo al Alcalde, si no lo acata,
24 es desobediencia, porque este calor nos afecta hasta para tomar decisiones con la cabeza fría,
25 sabe que es estar todo el día encerrados aquí, no es para representantes de este cantón, lo que
26 quiero es que le pasemos el acuerdo, con diez días como máximo para la compra del aire
27 acondicionado, es una propuesta mía, ustedes verán si la asumen.
28 El Regidor Horacio Gamboa, una pregunta para el licenciado y para la secretaria, si esto de la
29 información de la caja chica, tiene que ser publicado en la gaceta y cuánto dura.
30 La secretaria municipal, responde que sí, se tiene que publicarse y dura como de diez a quince
31 días.
32 El Regidor Horacio Gamboa, cuanto tiempo tiene un departamento para hacer la cancelación de
33 caja chica.
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1 El Regidor Pablo Bustamante, se le olvido lo que le enseñamos en la computadora, porque la
2 municipalidad tiene un montón de plata y se compran cochinadas, porque son mil doscientos
3 millones de colones en caja chica, eso lo dice hacienda, así que nosotros nos merecemos
4 exigirle al Alcalde un aire digno para nosotros también, no podemos seguir en este infierno.
5 La Síndica Rosa Amalia López, para eso, porque la verdad es que todos están malos.
6 El Regidor Pablo Bustamante, por eso, por lo mismo digo, hagamos la moción para darle al
7 señor Alcalde diez días para que nos arregle eso, estamos de acuerdo todos.
8 El Regidor Pablo Guerra, aprobemos esto entonces compañeros que para eso estamos aquí.
9 El Regidor Pablo Bustamante, quiero tocar un temita don Pablo, para aprovechar, compañeros,
10 lo que pasa es que está pasando una situación de emergencia de falta de agua, en Manzanillo,
11 ya no llega, es una tirita llena de caca de mono, como es posible que se inauguró esa planta con
12 bombos y platillos y este pasando esto, no sé si me apoyan en montar una moción y mandársela
13 a la señora Presidenta, doña Yamileth Astorga, que ya es demasiado tiempo en espera, para
14 poder tener agua potable, que ese proyecto era para Sixaola y la parte de la costa, pero aún no
15 vemos nada, ya se han hecho dos inauguraciones y nada, la verdad es que estamos en una
16 situación mala, estamos tomando de verdad, agua con caca de mono, pueden ir a ver las tomas
17 para que vean, le pido que hagamos esta moción y que nos den el apoyo, para que ella lo vea
18 como una urgencia y nos den el agua, no puede estar la costa así, la moción sería pedirle a ella
19 que nos den el agua, porque tenemos mucho tiempo esperando y darle a conocer la situación
20 que tenemos, ya llevamos dos meses en esto, les pido el apoyo para la costa, es algo grave la
21 verdad, para aprovechar esta extraordinaria, licenciado, no sé si nos ayuda con esto, que sea
22 con carácter de urgencia. Esto es jugar con la salud del pueblo, no podemos hacer esto, por
23 estar politiqueando, se vino, se hizo la inauguración, Luis se lo dijo dónde estaba el agua de la
24 costa, le pregunté al muchacho de aquí por eso y ni siquiera tiene una lista, ni tiempo, esto es
25 una emergencia cantonal la verdad.
26 El Regidor Pablo Guerra, claro que apoyamos, compañeros también se está pasando lo del pago
27 del CECUDI, para que lo firmemos.
28 El Regidor Pablo Bustamante, no se han dado cuenta que la municipalidad tiene mil doscientos
29 millones de colones en caja chica, que no se ha podido usar, estando nosotros prácticamente a
30 un cierre de año, creo que es preocupante para nosotros, con la necesidad que tiene un cantón
31 como el nuestro, devolver plata a la caja única del estado, estoy sumamente preocupado, le
32 sugiero don Pablo, que montemos una extraordinaria en esta semana, para ver qué es lo que
33 está pasando, porque don Manuel no nos informe, a menos de dos meses que tenemos para
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1 que se acaba el año, en donde aquí casi ni se trabaja, es la verdad, porque no nos dicen cuánta
2 plata queda, porque nos estamos dejando tanto plata, para devolverla a la caja única del estado.
3 Sugiero compañeros, subir como único tema en una extraordinaria, son muchos dineros, que
4 hay en caja chica de la Municipalidad de Talamanca, solo de la unidad técnica ochocientos
5 millones de colones, aparte que hemos gastado el sesenta por ciento del presupuesto en lo que
6 llevamos y con el proveedor que tenemos, José Pablo Cordero que dura toda una vida en sacar
7 los proyectos, no nos va a dar tiempo de invertir esos dineros, estoy preocupado, con tanta
8 necesidad que tiene nuestro cantón. La semana pasada el señor Alcalde estaba que se jalaba
9 el pelo en ese lugar, porque se decía que no había dinero para alquiler de maquinaria para sacar
10 el compromiso de asfaltado que tenemos para Manzanillo, Hone Creek, Sixaola y Cahuita y una
11 parte de Paraíso, con ochocientos y resto de millones de colones, don Luis usted que es de junta
12 vial no se puede modificar para salir nosotros con la frente en alto, porque si se acuerdan las
13 palabras de José Pablo, ya eso está adjudicado, se pasa el tiempo y salados nosotros porque
14 se nos va eso, hay que ver los términos del contrato, está lo de la Pera, que falta trabajo, con
15 tanta plata que tenemos no se hace, eso a mí me da vergüenza es la verdad, porque nosotros
16 somos quienes direccionamos el dinero de este municipio, no podemos seguir permitiendo esto,
17 como presidente le sugiero, entrarle, con el respaldo de nosotros, que nos encabece, para ver
18 porque hay tanta plata, ya casi al cierre anual, porque tenemos que devolver dinero, con tanta
19 necesidad en nuestro cantón, es la plata del pueblo y me dolería tener que devolverla a caja
20 única del estado.
21 El Regidor Luis Bermúdez, quiero decirles compañeros, que lastimosamente que el señor
22 Alcalde no está y el debería, porque la maquinaria esta varada, tenemos la noveladora, lo dije
23 la vez pasada, no está dando abasto la maquinaria, en la parte de Bribrí – Suretka, es algo
24 urgente, porque si el otro año la presidencia de la republica ve que devolvemos mucho dinero,
25 imagínese, porque uno habla en la junta vial, porque hay que aprovechar, agilizar, si hay que
26 modificar para alquiler, hay que hacerlo, porque no estamos atrasando, ya tres día que no se
27 trabaja en Hone Creek, porque hicimos un acuerdo para la cuesta y no se ha hecho nada, señor
28 presidente, ya que el Alcalde no está, no sé si está abajo, pero licenciado, pero estamos en
29 emergencia, porque no podemos seguir con la maquinaria parada y con el personal.
30 El Lic. Héctor Sáenz, es por eso lo de la caja chica, porque ahora con el sistema de SICOP, no
31 es justo esperar, cuando talvez están varados por algo pequeño, ya con caja chica, esperamos
32 resolver esto.
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1 La síndica Cándida Salazar Buitrago, yo quiero hacerle una pregunta Pablo, talvez usted tenga
2 conocimiento de esto, sobre la maquinaria, porque el puesto de San Juan, tiene como quince
3 días que sacan lastre todos los días, lo que me pregunto, es que, las vagonetas van y van, pero
4 no se para dónde están trabajando, no se ve el avance, ese equipamiento de quien es.
5 El Regidor Pablo Guerra, pero ese es CONAVI, que está trabajando en ruta nacional.
6 La síndica Cándida Salazar, entonces quien les dio el permiso.
7 El Regidor Luis Bermúdez, ya ellos lo tenían.
8 El Regidor Pablo Guerra, eso es el gobierno.
9 La síndica Cándida Salazar Buitrago, pero es mucho el lastre que están sacando y no se ve el
10 avance.
11 El Regidor Pablo Guerra, eso sería una consulta más bien para ADITIBRI.
12 La síndica Cándida Salazar, porque tiene un lugar lleno de lastre, como le digo no veo avance
13 en los caminos.
14 El Regidor Pablo Guerra, la vez pasada que ellos vinieron, los del CONAVI, ellos dijeron que ya
15 tenían el permiso de extracción, para atender esa ruta, que fue una buena noticia para todos,
16 fue una extraordinaria a las cinco de la tarde pero eso es del gobierno.
17 La síndica Cándida Salazar Buitrago, pero cuánto lastre van a sacar, porque esas vagonetas
18 entran y salen.
19 El Regidor Pablo Guerra, no es tanto cuanto saquen, lo que pasa es como dice usted, no se ven
20 los avances.
21 El Regidor Luis Bermúdez, es bueno eso, pero tenemos que ver el tema de JOSEIMA, porque
22 en ese tajo, se saca y se saca y el no paga nada a la municipalidad.
23 El Regidor Pablo Bustamante, el licenciado dijo que él iba a ver ese tema, porque no vemos eso
24 el lunes en jurídicos, para ver el reglamento, para que empiece a pagar, como es posible que la
25 Municipalidad, no este ganando nada.
26 El Regidor Arcelio García, sobre la pregunta que hizo la compañera Cándida, tiene que haber
27 un acuerdo entre CONAVI y ADITIBRI, si bien es cierto es competencia de CONAVI, pero dentro
28 de las clausulas la Municipalidad no tiene un acompañamiento en este proceso, de los avances,
29 esa es mi pregunta.
30 La síndica Yolanda Amador, debería tenerlo.
31 El Lic. Héctor Sáenz, están lastreado hacia el puerto, pero podemos mandar hacer una
32 inspección y averiguar qué lugar es el que están interviniendo.
33 El Regidor Pablo Bustamante, podemos mandar a Pupu.
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1 La síndica Cándida Salazar, lo que pregunto es, a donde se están llevando nuestro lastre, porque
2 nuestros caminos siguen igual.
3 El Regidor Pablo Guerra esa observación es buena, porque yo no sé, porque yo no viajo por
4 ahí, pero es bueno que mandemos, Luis sería el que va hacer la inspección de ese trabajo.
5 La síndica Yolanda Amador, yo he estado yendo al asilo de ancianos, de hecho, lo que he visto,
6 no vi que estaban echando lastre, solo raspando y acomodando, lo que vi es que estaban
7 echando lastre por la casa de una señora que queda en un alto, no sé qué sería, pero es bueno
8 atender la queja de doña Cándida.
9 El Regidor Pablo Guerra, hay que hacer las averiguaciones con ADITIBRI también, compañeros
10 para ir cerrando, Yorleni ya me comentó una situación con respecto al cierre de sesiones de fin
11 de año, no podemos sesionar dos veces en una semana, solo pagan una, hay que venir
12 veinticuatro y treinta y uno, porque son martes, no podemos tomar la decisión hoy, les digo para
13 que lo piensen y vemos que acuerdo tomamos el martes.
14 El Regidor Pablo Bustamante, se hace un protocolo, si hay atención al público, se hace y listo,
15 nos vamos nada más.
16 ARTÍCULO V: Mociones y acuerdos
17 Acuerdo 1:
18 EL CONCEJO MUNICIPAL DE TALAMANCA ACUERDA APROBAR EL
19 REGLAMENTO PARA MANEJO DE LA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD DE
20 TALAMANCA. PUBLÍQUESE EN EL DIARIO OFICIAL LA GACETA. ACUERDO
21 APROBADO POR UNANIMIDAD. ---------------------------------------------------------------------
22 REGLAMENTO PARA MANEJO DE LA CAJA CHICA DE LA
23 MUNICIPALIDAD DE TALAMANCA
24 Capítulo Primero.- Disposiciones generales
25 Artículo 1.- Ámbito de aplicación y definiciones.
26 El presente reglamento contiene las siguientes disposiciones que regirán la correcta
27 administración de los fondos de caja chica de la Municipalidad de Talamanca.
28 Definiciones:
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1 a. Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que
2 rige la caja chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos
3 concuerda con los montos autorizados por la caja chica.
4 b. Bienes y Servicios de uso común: son los bienes y servicios de uso periódico y repetitivo,
5 utilizados en las operaciones regulares y normales de la municipalidad. Las dependencias deben
6 asegurarse de tener siempre en existencia este tipo de artículos o proveer con suficiente
7 anticipación sus necesidades.
8 c. Caso Fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o que, previsto, no pudo evitarse,
9 puede ser producido por la naturaleza o por hechos del hombre.
10 d. Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los
11 límites preestablecidos para los valores de caja chica y cuya necesidad requiere atención
12 inmediata.
13 e. Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la dirección, departamento, sección
14 y unidad.
15 f. Encargado de caja chica: El tesorero municipal, quien según el artículo 118 del código
16 municipal vigente es quien debe tener a cargo la caja chica.
17 g. Fuerza mayor: Acontecimiento (fuerza de la naturaleza, hecho de un tercero) que no ha podido
18 ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o
19 exonera al autor de un daño, frente al tercero, víctima de este por imposibilidad de evitarlo.
20 h. Fondo de Caja Chica: Fondo que contiene recursos para la adquisición de bienes y servicios
21 que son de uso común y que no hay en existencia en bodega municipal. Las adquisiciones son
22 de uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las gestionan, utilizando
23 también criterios de compra emergente y compra menor.
24 i. Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el responsable del vale de caja chica mediante
25 presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios
26 recibidos.
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1 j. Municipalidad: La Municipalidad del Cantón de Talamanca.
2 k. Tesorero Municipal: El jefe del departamento de tesorería, en la persona de su titular, o bien,
3 en la persona de quien lo sustituya en ese mismo cargo por motivo de vacaciones, incapacidad,
4 permiso con o sin goce de salario o cualesquiera otro motivo.
5 l. Reintegro de fondos: Liquidación de gastos que efectúa el responsable o encargado del fondo
6 de Caja Chica para reponer el efectivo o dinero gastado.
7 Artículo 2.- Fondo de Caja Chica. Concepto:
8 Se entiende por fondo de caja chica la suma de dinero autorizada por el Concejo Municipal, que
9 se mantendrá en dinero efectivo para efectos de gastos menores para la adquisición de bienes
10 y servicios, que por su naturaleza no ameritan realizar o finalizar los procedimientos de
11 contratación administrativa debido a escasa cuantía y que no puedan realizarse por medio del
12 Sistema de Compras Públicas SICOP.
13 Artículo 3.- Compra de bienes y servicios.
14 Se consideran compras de bienes y servicios aquellos que no excedan el monto máximo fijado
15 de conformidad con el artículo 5 de este reglamento, que se requiera para cumplir una
16 necesidad, urgencia o cancelación de procesos de Contratación Administrativa que por su
17 escasa cuantía no ameritan continuar con el procedimiento de contratación y pago normal.
18 Artículo 4.- Establecimiento del fondo.
19 El monto del Fondo de Caja Chica es autorizado por el Concejo Municipal, en coordinación con
20 la persona responsable de la Tesorería Municipal que justifique su necesidad y con fundamento
21 en lo establecido en el artículo 118 párrafo tres del Código Municipal. El monto actual del Fondo
22 de Caja Chica es de ¢ 2,000.000, 00 (dos millones de colones con 0/100).
23 Artículo 5.- Monto máximo de pago por Caja Chica.
24 El pago máximo que se podrá hacer por compras de Caja Chica será por cada vale de
25 ¢1.000.000.00 un millón de colones. De los cuales cada jefe de departamento estará autorizado
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1 para aprobar compras hasta por un monto de ¢500.000.00, si la compra fuese mayor a este
2 monto, la misma deberá estar autorizada por el alcalde.
3 Artículo 6.- Faltantes de dinero.
4 Los faltantes de dinero que, resultado de los arqueos al Fondo de Caja Chica, el encargado o
5 responsable deberá suplirlo de forma inmediata.
6 Artículo 7.- Sobrantes de dinero.
7 Los sobrantes de dinero que se produzcan como resultado de los chequeos al Fondo de Caja
8 Chica deben ser depositados a la cuenta de la Municipalidad de Talamanca.
9 Capítulo Segundo.- Deberes y responsabilidades en el manejo del Fondo de Caja Chica
10 Artículo 8.- El fondo de Caja Chica estará bajo la responsabilidad de la persona
11 responsable de la Tesorería Municipal o la persona que éste designe para esta función.
12 Cuando el responsable de la Caja Chica se ausente de la Municipalidad, por vacaciones,
13 incapacidad o permiso temporal, el fondo se traspasará mediante el arqueo respectivo, el cual
14 será firmado por ambos funcionarios. Este mismo procedimiento se realizará cuando el titular se
15 incorpore a sus funciones.
16 Artículo 9.- Aspectos básicos para el correcto manejo del fondo:
17 a) Custodiar cuidadosamente el efectivo del fondo, de igual forma los comprobantes y
18 justificaciones que respaldan el gasto.
19 b) Verificar que el concepto indicado en los comprobantes de Caja Chica tenga relación directa
20 con los especificados en la factura de compra.
21 c) Verificar que se realice la exoneración de impuestos de venta o en su efecto el cobro
22 respectivo al funcionario responsable.
23 d) Mantener un adecuado archivo de los documentos y justificantes que tienen relación con la
24 administración del fondo.
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1 e) Efectuar periódicamente arqueos al fondo, mínimo una vez al mes, independientemente de
2 los que realice la auditoría interna o las jefaturas inmediatas, de los cuales debe quedar
3 constancia debidamente firmada por la persona que ejecutaron el arqueo.
4 f) Mantener un sistema adecuado de control interno y velar por el cumplimiento de las
5 disposiciones contenidas en el presente reglamento.
6 Capítulo Tercero.- De los desembolsos.
7 Artículo 10.- Contenido presupuestario:
8 Los pagos que se realicen con el Fondo de Caja Chica deben contar con el contenido
9 presupuestario correspondiente y se respaldan en los comprobantes o justificaciones. Deberá
10 emitirse la respectiva certificación de contenido presupuestario.
11 Artículo 11.- Boleta de Egresos de Caja Chica:
12 Los egresos que se realicen por el Fondo de Caja Chica se tramitaran por medio de comprobante
13 denominado Vale de Caja Chica, emitido por la Tesorería Municipal, el cual está autorizado por
14 la persona responsable de la Alcaldía Municipal o quien éste designe y deberá contener como
15 mínimo la siguiente información:
16 a) Fecha de la solicitud
17 b) Nombre y apellidos del funcionario que recibe el dinero y que en adelante será el responsable
18 y deberá liquidar en forma personal el importe recibido.
19 c) Nombre de la unidad que solicita el vale.
20 d) Indicar el monto exacto y la cantidad de artículos o servicios que se compraran.
21 e) Detalle del código presupuestario y código meta.
22 f) Descripción detallada del bien o servicio a adquirir.
23 g) Firma del alcalde o de quien este designado, de la jefatura inmediato, firma del solicitante y
24 visto bueno de liquidez y la autorización de contenido presupuestaria.
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1 Artículo 12.- Compras que no podrán realizarse por el Fondo de Caja Chica:
2 En ninguna circunstancia se podrán adquirir con vales del Fondo de Caja Chica los casos que
3 se presentan a continuación:
4 a) Compras de bienes y servicios por un mismo concepto que sobre pasen el máximo asignado,
5 según el artículo 5 de este reglamento.
6 b) Pago de sueldos, dietas, viáticos dentro y fuera del país y servicios especiales sujetos a
7 regulaciones del Código de Trabajo y la Caja Costarricense del Seguro Social.
8 c) Maquinaria y equipo a excepción de los casos debidamente justificados por el director del
9 área y avalados por la Alcaldía Municipal.
10 Artículo 13.- El responsable del Fondo de Caja Chica.
11 El responsable del Fondo de Caja Chica no dará trámite al desembolso si existe incumplimiento
12 en lo detallado en el artículo anterior. También deberá cerciorarse de que cumpla con los
13 requisitos establecidos en el artículo 5 de este reglamento.
14 Artículo 14.- Requisitos que debe contener la factura o tiquete de caja:
15 a) Los justificantes que respaldan la compra de bienes y servicios deben ser emitidas por la
16 respectiva casa comercial, a nombre de la Municipalidad de Talamanca y en formato de factura
17 electrónica, según los lineamientos y directrices vigentes por parte del Ministerio de Hacienda.
18 Debe especificar, con claridad, el bien o servicio adquirido, la fecha de adquisición, el valor del
19 bien o del servicio.
20 b) Debe venir el número de cédula jurídica o cédula de identidad en caso de persona física.
21 c) Toda factura, tiquete o comprobante debe cumplir con establecido por la Dirección General
22 de Tributación Directa, en caso de ser comercios que tengan regímenes simplificados debe
23 constar la respectiva constancia del Ministerio de Hacienda o visto bueno otorgado por la
24 Tesorería Municipal.
25 Artículo 15.-
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1 De conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Código Municipal, la Municipalidad de
2 Talamanca está exenta de toda clase de impuestos, por lo tanto, el usuario del Fondo de Caja
3 Chica deberá gestionar ante el departamento de Contabilidad Municipal la carta de exoneración
4 de impuestos de ventas.
5 Artículo 16.-
6 Las entregas de dinero deben ser liquidados dentro del lapso de 3 días hábiles de efectuado el
7 vale. Si se presenta atraso en la liquidación y presentación de los justificantes, el encargado del
8 fondo lo comunicará al jefe inmediato para lo que corresponda.
9 Artículo 17.-
10 El encargado del fondo no entregará otro adelanto al departamento usuario que tenga vales
11 pendientes de liquidar.
12 Artículo 18.-
13 El Fondo de Caja Chica debe ser totalmente independiente de otros fondos que se manejen en
14 la Tesorería. Asimismo, los comprobantes y justificantes deben permanecer en un lugar seguro.
15 Artículo 19.-
16 El encargado de Caja Chica prepara el reintegro correspondiente, utilizando los sistemas
17 diseñados para tal efecto y con la firma del Tesorero Municipal.
18 Artículo 20.-
19 Los desembolsos hechos por Caja Chica se reintegran cuando el fondo se haya consumido en
20 un 50% del total.
21 Capítulo Cuarto.- De los arqueos
22 Artículo 21.-
23 Se procederá a realizar arqueos en forma sorpresiva al fondo fijo de Caja Chica, con el propósito
24 de verificar, supervisar y controlar la aplicación de las normas y principios de auditoria vigentes
25 y de las sanas prácticas de administración.
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MUNICIPALIDAD DE TALAMANCA
Acta Extraordinaria Nº 94 del 17/10/2019
1 Artículo 22.-
2 Si realizado el arqueo, resulta una diferencia, esta debe ser justificada por el responsable de la
3 Caja Chica, quien además deberá en forma inmediata depositar el sobrante o reintegrar el
4 faltante, según corresponda.
5 Artículo 23.-
6 Todo arqueo de Caja Chica se realizará en presencia de la persona responsable de la Tesorería
7 Municipal, quien es responsable del fondo, según lo dispuesto en el numeral 118 del Código
8 Municipal o en presencia de la persona que se designe para tales efectos. Este funcionario
9 tendrá el derecho de pedir una segunda verificación, si mantiene dudas sobre el resultado
10 obtenido.
11 Artículo 24.-
12 Cuando el titular de la Tesorería Municipal sea sustituido por otra persona que ocupe
13 temporalmente ese cargo, por vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o
14 cualquier otro motivo, se realizará un arqueo del cual se dejará constancia escrita, con la firma
15 de la persona responsable del fondo y de la persona que la sustituirá. Igual procedimiento se
16 utilizará cuando el titular de la Tesorería Municipal se reintegre a su puesto.
17 Capítulo Quinto.- De los reintegros
18 Artículo 25.-
19 Los egresos que se realicen por medio del fondo de Caja Chica se tramitaran a través del
20 correspondiente reintegro de Caja, que preparara el Titular de la Tesorería Municipal como
21 encargado del fondo fijo, en original y copia, Los cheques de reintegro se giraran a favor del
22 responsable o encargado de caja chica quien lo cambiara en monedas o billetes de baja
23 denominación para la respectiva custodia y uso de los fondos para el que fue creado.
24 Capítulo Sexto.- De las prohibiciones
25 Artículo 26.-
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Acta Extraordinaria Nº 94 del 17/10/2019
1 Por ningún motivo se tramitarán las adquisiciones o compras de bienes y servicios, cuando la
2 bodega municipal mantenga existencias de los artículos solicitados o cuando la administración
3 por medio de sus dependencias se encuentre en capacidad de suministrar el artículo o servicio
4 requerido a la dependencia que lo necesite.
5 Artículo 27.-
6 No se tramitarán excepto por causa de fuerza mayor por medio del fondo de Caja Chica las
7 compras que se definan como artículos de uso común, los que deberán ser adquiridos por medio
8 de los sistemas convencionales de compra que existan en Municipalidad, según las
9 disposiciones establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y en el Reglamento General
10 de la Contratación Administrativa.
11 Artículo 28.-
12 Por ningún motivo se aceptará el fraccionamiento ilícito en las compras de Caja Chica.
13 Artículo 29.-
14 Por ningún motivo se podrá variar el objeto inicial de una compra.
15 Artículo 30.-
16 El fondo de Caja Chica no podrá ser utilizado para el cambio de cheques personales ni usarse
17 para fines distintos para el que fue creado ni disponerse para actuaciones distintas a las
18 autorizadas por la Ley y este Reglamento.
19 Artículo 31.-
20 Los encargados de las Cajas Chicas, no podrán guardar documentos, efectivo o cheques de su
21 propiedad particular, en los lugares destinados para tal fin, y por ningún motivo podrán suplir con
22 su dinero, compras o pagos que no correspondan a la Municipalidad.
23 Artículo 32.-
24 Ningún funcionario de la Municipalidad, con la excepción de quienes tengan en custodia los
25 fondos de Caja Chica, podrán mantener en su poder fondos de Caja Chica por más de tres días.
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Acta Extraordinaria Nº 94 del 17/10/2019
1 De presentarse tal situación deberá el solicitante devolver el dinero para la anulación del vale y
2 volver a tramitar.
3 Artículo 33.- De las Sanciones.
4 Todo funcionario que haga uso del fondo de Caja Chica, tiene la obligación de conocer el
5 presente reglamento. El incumplimiento del mismo dará lugar la sanción que corresponda:
6 a) Sanaciones a los Usuarios:
7 I) Al funcionario que transcurridos tres días de mantener en su poder vale de Caja Chica y no
8 realizare la liquidación correspondiente o devolución del respectivo monto del dinero, se le
9 amonestara verbalmente para que corrija tal situación.
10 II) Si transcurridos ocho días de mantener en su poder el dinero del vale de Caja Chica el
11 funcionario amonestado, y aun así no realizare la liquidación correspondiente, se hará acreedor
12 a una amonestación por escrito. También será amonestado por escrito aquel funcionario que
13 sea reincidente en la falta citada en el acápite a) de este artículo.
14 b) Al responsable de la custodia de la Caja Chica:
15 En el desarrollo de las funciones de custodio se considera posible la comisión de las faltas que
16 a continuación se clasifican de acuerdo con el posible perjuicio económico y de otra índole, que
17 puedan causar a la Institución.
18 b.1. Se consideran faltas leves:
19 I. Mantener en desorden la documentación de Caja Chica.
20 II. Irrespetar los procedimientos establecidos en este Reglamento para administrar y controlar
21 los fondos de Caja Chica.
22 III. La omisión de la labor de revisar diariamente de las faltas de los artículos 14 y 15 de este
23 Reglamento.
24 IV. Faltantes detectados en arqueos de hasta mil colones que resulten causados por errores
25 involuntarios.
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Acta Extraordinaria Nº 94 del 17/10/2019
1 V. El atraso de hasta tres días en la presentación de las liquidaciones mensuales del fondo de
2 Caja Chica para el correspondiente registro contable ante el Departamento de Contabilidad.
3 b.2. Se considerarán faltas graves:
4 I. La omisión en la liquidación mensual del fondo de Caja Chica para el correspondiente registro,
5 ante el Departamento de Contabilidad en un mes calendario.
6 II. Faltantes detectados en arqueos superiores a mil colones o que resulten causados por dolo
7 del custodio.
8 III. La detección en el proceso de un arqueo u otra verificación de documentación alterada o nula
9 como respaldo de erogaciones por Caja Chica.
10 IV. La toma de dineros de este fondo para asuntos personales.
11 Artículo 33 bis.- En el caso de incurrir el responsable de la custodia del fondo de Caja
12 Chica en alguna de las faltas mencionadas se le aplicarán las siguientes sanciones:
13 a) En la comisión de la primera falta leve: amonestación verbal.
14 b) Si reincidiera en la misma falta leve en un periodo mensual: amonestación escrita.
15 c) La comisión de tres faltas leves al Reglamento en un periodo mensual será sancionada con
16 una amonestación por escrita.
17 d) A la repetición de faltas consignadas en los acápites a), b) y c) se le aplicara la suspensión
18 sin goce de salario de tres días.
19 e) Igualmente, a la comisión de una falta considerada como grave por primera vez se le aplicara
20 una sanción de suspensión sin goce de salario de tres días.
21 La reincidencia en faltas consignadas en el acápite anterior ameritará el despido sin
22 responsabilidad patronal, previo procedimiento ordinario establecido en la Ley General de
23 Administración Pública.
24 Artículo 34.-
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1 Corresponderá a la persona responsable del Área Financiera de la Institución velar por el
2 cumplimiento de este Reglamento, quien rendirá un informe trimestral de los gastos ejecutados
3 bajo esta vía ante la Coordinación de Hacienda con copia a la Alcaldía.
4 De la Vigencia:
5 Artículo 36.-
6 El presente Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta y sustituye
7 cualquier otra norma emitida con anterioridad sobre este particular.
8 Acuerdo 2: Moción presentada por el Msc. Arcelio García Morales, Regidor, que dice:
9 Asunto: Adelanto de viáticos.
10 SE SOLICITA ADELANTO DE VIÁTICOS PARA LA SEÑORA YOLANDA AMADOR FALLAS,
11 PARA EL DÍA LUNES 21 DE OCTUBRE, GESTIÓN TRÁMITE ANTE EL DIEE EN SAN JOSÉ.
12 VIAJANDO EL DOMINGO 20 DE OCTUBRE POR LA TARDE. SE DISPENSA DE TRÁMITE
13 DE COMISIÓN. ACUERDO APROBADO POR UNANIMIDAD. ------------------------------------------
14 Acuerdo 3: Considerando: Que mediante convenio de COMODATO Y COOPERACIÓN
15 INTERINSTITUCIONAL esta Municipalidad y la Cooperativa para la Educación y Producción de
16 Servicios Afines R.L., fijaron las pautas para que esta última como organización administre y
17 dirija los servicios de operacionalidad del CECUDI Hone Creek, en donde se realiza el cuido de
18 personas menores de edad no cubiertos por la educación formal.
19 Para cumplir con ello es necesario:
20 1. Impulsar actividades de coordinación con los ministerios de: Salud, Educación, IMAS,
21 PANI y CCSS.
22 2. Promover la reducción de pobreza y atención materna infantil.
23 3. Desarrollar y fortalecer la capacidad local requerida, para abordar el tema de cuidados
24 de menores y su adaptación al sistema educativo.
25 4. Desarrollar proyectos de prevención y de reducción de índices graves de pobreza.
26 5. Desarrollar un proceso educativo y de socialización de los aspectos conductuales de las
27 personas menores de edad.
28 POR LO TANTO, MOCIONAMOS PARA QUE ESTE CONCEJO MUNICIPAL SE SIRVA
29 AUTORIZAR AL ALCALDE MUNICIPAL Y AL DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE,
30 EL PAGO DE LAS FACTURAS DEL MES DE SETIEMBRE DE ACUERDO A LA CLÁUSULA
31 TERCERA DEL CONVENIO QUE DICE: UNA VEZ EMITIDA LA PLANILLA Y ENTREGADO
32 EL SUBSIDIO DEL IMAS A LA MUNICIPALIDAD DE TALAMANCA, SE TRASLADEN
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MUNICIPALIDAD DE TALAMANCA
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1 DICHOS FONDOS A LA COOPERATIVA PARA LA EDUCACIÓN Y PRODUCCIÓN DE
2 SERVICIOS AFINES R.L. A LA CUENTA CORRIENTE DEL BANCO NACIONAL, POR EL
3 MES DE SETIEMBRE POR LA SUMA DE ONCE MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y
4 SIETE MIL COLONES EXACTOS, BAJO EL NÚMERO DE FACTURA ELECTRÓNICA
5 NÚMERO 0100001010000000009. DISPÉNSASE DE TRÁMITE DE COMISIÓN Y
6 DECLÁRESE ACUERDO EN FIRME. ACUERDO APROBADO POR UNANIMIDAD. -------------
7 Acuerdo 4: Moción presentada por el Regidor Pablo Bustamante Cerdas, secundada por el
8 Regidor Pablo Guerra Miranda, Presidente Municipal, que dice:
9 Asunto: Solicitud de compra de aire acondicionado para el concejo.
10 EL CONCEJO MUNICIPAL DE TALAMANCA SOLICITA EN UN PLAZO DE 10 DÍAS PEDIRLE
11 AL SEÑOR ALCALDE MARVIN GÓMEZ LA COMPRA DE UN AIRE ACONDICIONADO
12 DIGNO PARA EL CONCEJO MUNICIPAL, YA EN OTRAS OCASIONES SE HA HECHO LA
13 SOLICITUD DE PARTE DEL PRESIDENTE MUNICIPAL PERO NO HEMOS TENIDO UNA
14 PRONTA RESPUESTA. SE DISPENSA DE TRÁMITE DE COMISIÓN. ACUERDO
15 APROBADO POR UNANIMIDAD. --------------------------------------------------------------------------------
16 Acuerdo 5: Moción presentada por el Regidor Pablo Bustamante Cerdas, secundada por el
17 Regidor Horacio Gamboa Herrera, que dice:
18 Asunto: Falta de agua en el sector de Manzanillo.
19 ANTE LA EMERGENCIA DE FALTA DE AGUA EN EL SECTOR DE MANZANILLO DE
20 TALAMANCA, CUYA AUSENCIA O FALTANTE ES PERMANENTE, SE LE SOLICITA A LA
21 PRESIDENTA EJECUTIVA DE AYA DRA. YAMILETH ASTORGA SE ATIENDA DE FORMA
22 INMEDIATA Y URGENTE ESTE CASO POR RAZONES DE SALUD QUE AFECTA ESTA
23 COMUNIDAD Y QUE DESDE HACE COMO DOS MESES SE INAUGURÓ EL PROYECTO DE
24 CARIBE SUR COMO EL MEGAPROYECTO Y A LA FECHA MANZANILLO Y MUCHAS
25 OTRAS COMUNIDADES NO CUENTAN CON EL PRECIADO LÍQUIDO. SE DISPENSA DE
26 TRÁMITE DE COMISIÓN. ACUERDO APROBADO POR UNANIMIDAD. ----------------------------
27 ARTÍCULO VI: Clausura
28 Siendo las trece horas con cincuenta y un minutos, el Presidente Municipal da por
29 concluida la Sesión. -------------------------------------------------------------------------------------------------
30 Yorleni Obando Guevara Lic. Pablo Guerra Miranda
31 Secretaria Presidente
32 yog
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